Bu Politika, DOTECH Oyun Stüdyoları ve Yazılım Teknolojileri Sanayi Ticaret Limited Şirketi (“DOTECH”) tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin esasları, KVKK m.7 ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik doğrultusunda belirler.
1. Genel ilkeler
- Kişisel veriler, yalnızca işlenme amacının gerektirdiği veya mevzuatın öngördüğü süre kadar saklanır.
- Süresi dolan veya işlenme şartları ortadan kalkan veriler, re'sen ya da ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
- Periyodik imha işlemleri 6 ayda bir gerçekleştirilir; tüm imha işlemleri kayıt altına alınır ve bu kayıtlar en az 3 yıl saklanır.
- Verilerin bir uyuşmazlıkta delil olarak gerekebileceği durumlarda, ilgili zamanaşımı süresi dolana kadar erişimi kısıtlanarak saklanabilir.
2. Saklama süreleri
| Veri / süreç | Saklama süresi | Dayanak |
|---|---|---|
| Web sunucusu erişim kayıtları (IP, tarih-saat, istek) | 2 yıl | Bilgi güvenliği; 5651 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelikler |
| Çerez tercihi (kullanıcının tarayıcısında) | 12 ay; kullanıcı istediğinde silebilir | Çerez Politikası |
| İletişim talepleri ve yazışmalar (sözleşmeye dönüşmeyen) | Talebin sonuçlanmasından itibaren 2 yıl | Meşru menfaat, talep takibi |
| Sözleşmeler ve sözleşmeye ilişkin yazışmalar | Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl | TBK m.146 genel zamanaşımı, TTK m.82 |
| Fatura, ticari defter ve muhasebe kayıtları | 10 yıl | TTK m.82, VUK m.253 |
| Çalışan adayı başvuruları | Süreç sonundan itibaren 6 ay; açık rıza varsa 2 yıl | Meşru menfaat / açık rıza |
| Ticari elektronik ileti onay kayıtları | Onayın geri alınmasından itibaren 3 yıl | 6563 sayılı Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik |
| KVKK başvuruları ve yanıtları | Sonuçlanmasından itibaren 10 yıl | Hakkın korunması, ispat yükü |
| İmha kayıtları | 3 yıl | Silme, Yok Etme veya Anonim Hale Getirme Yönetmeliği m.7 |
3. İmha yöntemleri
Silme
- Sunucu ve veri tabanlarındaki kayıtlar, ilgili kullanıcıların erişemeyeceği ve tekrar kullanılamayacağı şekilde silinir.
- Log dosyaları otomatik döndürme (rotation) ile süresi dolduğunda kaldırılır.
- E-posta ve dijital belgeler, yedekler dahil olmak üzere kalıcı olarak silinir.
Yok etme
- Kâğıt belgeler kâğıt imha makinesiyle geri döndürülemeyecek şekilde imha edilir.
- Kullanım dışı kalan disk ve depolama birimleri, verinin tekrar okunamayacağı şekilde güvenli silme (üzerine yazma) veya fiziksel imha ile yok edilir.
Anonim hâle getirme
İstatistik amacıyla kullanılacak veriler, başka verilerle eşleştirilse dahi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde (maskeleme, toplulaştırma, veri türetme) anonim hâle getirilir.
4. Teknik ve idari tedbirler
- Yetki matrisi ve “bilmesi gereken” ilkesiyle erişim kısıtlaması,
- TLS ile şifreli iletim, anahtar tabanlı sunucu erişimi, güvenlik duvarı,
- Disk arızalarına karşı RAID ve düzenli yedekleme; yedeklere kısıtlı erişim,
- Çalışanlarla gizlilik taahhütleri ve periyodik KVKK farkındalık eğitimi,
- Hizmet sağlayıcılarla veri işleme ve gizlilik hükümleri içeren sözleşmeler.
5. İlgili kişinin silme talebi
Kişisel verilerinizin silinmesini KVKK Başvuru Formu ile talep edebilirsiniz. İşleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa talebiniz en geç 30 gün içinde yerine getirilir ve size bilgi verilir; şartlar devam ediyorsa gerekçesiyle birlikte reddedilir.